직원의 작업능률을 향상하고 복리를 증진하기 위해 법인 또는 개인사업자가 부담하는 판매관리비나 제조경비를 복리후생비라고 한다. 복리후생비 처리를 할 때 적격증빙을 잘 받아야 하는데 증빙 수취 시 주의사항에 대해 알아보자.
금액에 따른 적격증빙
복리후생비 지출금액이 3만원을 초과하면 세금계산서, 신용카드매출전표, 지출 증빙용 현금영수증, 계산서 등 정규영수증을 수취해야 한다. 단, 3만원 이하인 지출로 정규영수증을 수취할 수 없는 경우 간이영수증을 수취해 보관하면 된다.
자체 구내식당이 없는 기업이 특정 식당을 지정해 직원들에게 점심 등을 제공하고 그 대금을 결제하는 경우 3만원 초과 시 식당으로부터 세금계산서 또는 현금영수증을 받거나 신용카드를 사용해 결제해야 세법상 적법한 지출증빙서류로 인정을 받을 수 있다. 그러나 거래식당으로부터 적격증빙 수취가 불가능한 경우 적법한 증빙서류는 아니더라도 지출에 대한 증빙서류로 간이영수증 및 거래장 사본을 거래에 대한 증빙으로 전표 등에 첨부하고 대금은 금융기관을 통해 결제해 증빙서류만이라도 반드시 갖춰야 증빙불비가산세는 적용되더라도 비용은 인정받을 수 있다.
경조사비와 선물지급 처리
임직원에 대해 지급하는 경조사비는 적격증빙 수취대상이 아니므로 별도의 증빙서류를 수취할 필요는 없으나 이를 입증할 수 있는 근거자료(청첩장 등) 등을 출금전표에 첨부해 둔다. 경조사비의 지급에 관해서는 회사 내 지급규정 등을 비치해 두는 것이 바람직하며, 사회 통념상 인정할 수 없는 정도의 과다한 경조사비(지급기준에 의하지 아니하고, 특정 직원에게 차별적으로 지급하는 금액)는 해당 직원에 대한 급여로 처분해 근로소득세 등을 원천징수해야 한다.
또한 직원들에게 선물을 지급하기 위해 구매하는 선물은 정규영수증 수취대상으로 거래 건당 3만원을 초과하는 경우 세금계산서를 수취하거나 신용카드로 결제해야 한다. 종업원 선물증정과 관련해 수취한 세금계산서의 매입세액을 공제받는 경우 직원들에게 선물 지급 시 부가가치세법상 간주공급에 해당해 부가가치세를 내야 한다. 단, 애초 그 매입세액을 공제받지 않는 경우에는 간주공급에 해당하지 않으므로 실무에서는 통상 불공제 세액으로 처리한다.
복리후생비의 합리적 지출
거래처에 대금지급의 증빙으로 은행 등 금융기관을 통해 송금한 경우 송금영수증이 필요하다. 즉, 송금영수증은 매입대금을 정상적으로 지급했다는 가장 객관적인 자료다. 간혹 세무서에서는 자료 상을 통한 무자료 가공거래를 적발하기 위해 매입거래에서 매입세액 부당 공제 혐의가 있다고 판단될 경우 해명자료 제출을 요구하기도 한다. 이 경우 송금영수증이 증거력이 더 크기 때문에 대부분 회사에서는 은행을 통해 사업자 명의로 송금한 송금영수증으로 증빙처리를 하고 있다. 하지만 송금영수증만으로는 거래 사실에 대한 충분한 증빙이 되지 못할 수 있는데, 송금거래 사실이 법인의 업무와 관련된 것이라는 객관적 증빙(세금계산서 등 추가 증빙)을 갖춘 때에만 증빙으로 인정받을 수 있다.
복리후생비 처리와 관련해 사업주가 4대 보험료의 절감을 위해 직원신고를 하지 않거나 인건비를 3.3% 소득인 사업소득으로 원천징수하는 경우 복리후생비 계정과목을 사용할 수 없다. 복리후생비는 직원에게 지출되는 경비이므로 등재해 놓은 직원이 없는 경우 이 계정과목은 불가능하다. 또한, 실무적으로 복리후생비 수준이 인건비 총액의 20%를 웃도는 경우 복리후생비 과다로 과세관청의 지적을 받을 가능성도 있으니 정확하고 합리적인 지출의 사용이 요구된다.
참세무법인 마포지점 최왕규 세무사는 고려대학교 경영학과를 졸업하고 참세무법인 본점에서 근무했으며 현재 마포지점 대표세무사로 일하고 있다. 사단법인외식업중앙회 중앙교육원에서 세법강의와 경복대학교 세무회계과 강사로 강단에도 서고 있다. 2014년 12월호부터 기고하면서 프랜차이즈산업과 개인창업을 위한 세무전략에 대한 지식을 전달하고 있다.e-mail cwk0104@naver.com
