최근 개인정보의 무분별한 수집 및 유출 등으로 인해 심각한 사회적 문제가 야기된 바 있다. 하지만 개인정보는 일반 기업체에서 채용, 고용유지 단계에서도 적법한 수집 및 운영 등이 의무화돼 있다. 이에 사업장에서의 개인정보 수집 및 취급 등에 관한 사항에 대해 알아보기로 한다.
1. 개인정보의 개념
■ ‘개인정보’란 살아있는 개인에 관한 정보로서 성명, 주민등록번호 및 영상 등을 통하여 개인을 알아볼 수 있는 정보를 말하며, 해당 정보만으로는 특정 개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 것을 포함한다.
■ 개인정보 보호에 관한 사항은 개인정보 보호법, 정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률, 신용정보의 이용 및 보호에 관한 법률 등에서 구체적으로 명시하고 있다.
2. 채용 준비 단계에서의 개인정보 보호
■ 채용전형에 불필요한 개인정보(본적, 주민등록번호, 종교, 정치적 견해 등)를 수집하지 않도록 주의하며, 가능한 최소한의 개인정보는 예컨대 이름, 전화번호, 주소, 직무수행능력 평가를 위한 학력, 성적, 자격사항 등을 들 수 있다.
■ 실무편의를 위해 서류전형 단계에서 면접 및 입사 이후에 필요한 개인정보까지 일괄적으로 수집하는 것은 불가하며, 직무수행 가능여부 등의 판단을 위해 신체검사를 실시할 경우, 필요 최소한의 건강정보를 수집해야 하며 동의를 받아 실시하여야 한다.
■ 채용전형 및 이의신청 절차 등이 종료된 후 입사지원자의 개인정보는 지체 없이(5일 이내) 파기하는 것이 원칙이다.
3. 채용 결정 단계
■ 근로기준법 등의 법령상 의무준수를 위하여 근로자 개인정보를 수집·이용할 경우 근로자의 동의 없이 처리가능하며, 소득세법에 따른 연말정산 등과 같이 법령상 의무준수를 위하여 불가피한 경우 근로자 및 근로자의 가족 등의 동의 없이 처리가능하다.
■ 근로계약서에는 본인확인을 위해 필요한 최소 사항(주소, 연락처, 성명)만 기록하며, 인사관리업무 등 근로계약 이행을 위해 반드시 필요한 개인정보처리는 근로자 동의 없이 수집·이용이 가능하다.
■ 가족에 대한 복리후생 제공을 위하여 가족 개인정보를 수집·이용하는 경우에 가족의 동의는 필요하지 않다.
4. 고용 유지 단계
■ 인력배치 및 이동(전보, 파견, 휴직 등)과 같이 근로계약 이행을 위한 필수적 인력활용에 필요한 개인정보(근로자의 거주지, 전문성, 경력 등)는 근로자의 동의 없이 활용 가능하다.
■ 급여, 성과급, 복지 포인트 등은 개인정보에 해당되므로 노동조합, 공공기관 등 제3자 제공이 필요한 경우 본인의 동의가 필요하며, 범죄 수사 협조, 타 회사와의 제휴, 위탁관리 등의 사유로 인한 근로자 개인정보의 제3자 제공은 근로자의 별도 동의 또는 법령상 의무준수를 위한 경우 등으로 한정된다.
5. 고용 종료 단계
■ 퇴직 근로자의 각종 개인정보는 퇴직 후 경력증명 및 근로계약에 관한 정보를 제외하고 지체 없이 삭제하는 것이 원칙이며, 퇴직 시점 근로자의 별도 동의가 없는 한 근로자의 경력 증명 등에 관한 정보는 근로자 퇴직 후 3년간 보관 의무가 있다.
■ 퇴직 근로자의 개인정보 제공 요구에 대하여는 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 해당 근로자의 동의를 받은 후 정보를 제공해야 하며, 순수 친목단체로서 퇴직근로자 모임은 동의 없이 개인정보를 수집할 수 있으나 회사가 제공하고자 할 경우 정보주체의 동의가 필요하다.
상기 단계별 개인정보 보호에 관한 사항은 대부분 벌칙이 적용되는 것으로, 향후 개인정보 보호에 관한 각별한 주의가 필요한 시점이라 할 것이다.
구대진 노무사는 중앙대학교 법과대학 행정학과를 졸업한 뒤, 근로복지공단과 대한회사규정연구소에서 근무한 바 있다. 현재 노무법인 평로의 대표 공인노무사이며, 근로복지공단 업무상질병판정위원회 위원이고 선진기업복지제도 전문 컨설턴트이다. 인사실무자를 위한 「주 40시간제 인사노무실무바이블」을 저술하였고, 주로 기업 인사제도 맞춤설계 및 컨설팅, 급여 아웃소싱을 담당하고 있다. e-mail corea70@empas.com
