고용노동부는 2016년 8월 30일 자로 전자근로계약서 작성과 관련된 가이드라인을 제시했다. 근로기준법상 근로계약서는 반드시 서면으로 작성해야 하고, 미작성 시에는 그에 따른 벌칙을 받게 되는바, 사용자로서는 근로계약서 미작성으로 인해 예상 못 한 근로기준법상 벌칙의 적용을 받게 되고, 근로자 처지에서는 근로계약서 미작성 시 입사 당시와는 다른 근로조건 제시로 인해 불이익을 받을 수 있다.이번 호에서는 더욱 간편한 전자근로계약서 가이드라인에 대해 알아보기로 한다.
근로기준법상 근로계약서의 서면 교부
근로기준법 제17조(근로조건의 명시) 제2항은 사용자가 근로계약을 체결할 때에는 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등 근로조건을 명시해야 하고, 임금과 관련한 임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 근로시간, 휴일, 연차유급휴가가 명시된 서면을 근로자에게 내주도록 하고 있다.
전자근로계약서의 작성
전자근로계약서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템상 전자문서 생성 전용프로그램( 글, 오피스, 웹에디터, PDF) 등을 활용해 작성할 수 있다. 전자근로계약서는 해당 시스템을 통해 근로계약서를 작성, 확인, 수정할 수 있고, 작성된 전자근로계약서가 계약 당사자들에게 자동으로 배포되어 열람, 출력할 수 있도록 하는 등 안정성과 신뢰성을 담보하는 장치를 갖춰야 한다.
전자근로계약서에는 종전과 동일하게 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가, 취업장소 및 업무 등이 명시돼 있어야 한다. 전자근로계약서 작성 시 사용자와 근로자는 근로계약에 관한 분쟁을 예방하기 위해 될 수 있는 대로 당사자의 서명을 포함한 문서를 전자화하거나 전자서명법에 따른 전자서명을 하는 등의 방법으로 쌍방 의사의 합치가 있음을 명확히 해야 한다. 전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 임의로 수정할 수 없도록 될 수 있는 대로 읽기 전용 문서로 저장해야 한다.
전자근로계약서의 교부
1.전자근로계약서는 종이로 출력해 근로자에게 직접 전달
2.전자근로계약서 작성 시 자동으로 송수신되도록 구축된 정보처리시스템, 사내전산망, 근로자가 지정한 소프트웨어 및 이에 부속한 저장공간(애플리케이션), 전자문서법에 따른 공인전자주소(샵메일), 포털사이트 등에서 제공하는 이메일 등 각종 전자적 방법을 이용해 근로자에게 전송할 수 있다.
교부의무의 이행 확인 판단
근로자가 전자근로계약서를 수신할 정보처리시스템을 지정한 경우에는 사용자가 해당 정보처리시스템에 전자근로계약서를 입력한 때 교부한 것으로 볼 수 있다. 근로자가 지정한 정보처리시스템이 아닌 경우에는 근로자가 이를 확인해 출력한 경우에 교부한 것으로 볼 수 있다. 근로자가 지정하지 않더라도, 근로자가 관리하는 정보처리시스템에 입력한 때에는 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있으나, 근로자가 전자적 방법으로 받는 것에 동의하지 않으면 서면으로 교부해야 한다. 사용자가 이메일 등으로 교부하면서 근로자가 수신을 확인할 것을 조건으로 한 경우에는 사용자가 근로자로부터 수신확인 통지를 받은 때 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있다.
전자근로계약서의 보존
근로기준법에 따르면 사용자는 근로자와 근로관계를 유지하고 있는 동안뿐만 아니라 근로관계 종료 후에도 3년간 보존해야 함.
사용자가 전자근로계약서를 보존 시
1.전자근로계약서의 내용을 열람
2.전자근로계약서가 작성, 송신, 수신된 때의 형태와 동일하게 재현될 수 있는 형태로 보존
3.전자근로계약서의 작성자, 수신자, 송수신 일시가 보존
4.종이에 작성된 근로계약서를 전자적 형태로 보관하고 있는 경우에는 근로계약서 원본과 내용 및 형태가 동일하도록 보존
다음 호에서는 애초 검토하기로 했던 산업재해 시 고용노동부에 행하는 보고제도에 대해 알아보기로 한다.
구대진 노무사는 중앙대학교 법과대학 행정학과를 졸업한 뒤, 근로복지공단과 대한회사규정연구소에서 근무한 바 있다. 현재 노무법인 평로의 대표 공인노무사이며, 근로복지공단 업무상질병판정위원회 위원이고 선진기업복지제도 전문 컨설턴트이다. 인사실무자를 위한 「주 40시간제 인사노무실무바이블」을 저술했고, 주로 기업 인사제도 맞춤설계 및 컨설팅, 급여 아웃소싱을 담당하고 있다. e-mail corea70@empas.com
